Big Room Planning remote – ist das möglich?

Die Arbeit mit Teams rund um den Globus sind wir bei MP gewohnt. Abstimmungen, Dailys und auch Team-Retrospektiven haben wir mit Tools wie Microsoft Teams, Miro und Jira bereits remote durchgeführt. Für übergreifende Events mit mehreren Teams, wie zum Beispiel Big Room Plannings, haben wir bisher aber immer darauf Wert gelegt, alle Beteiligten an einem Ort zu sammeln.

Das wird jetzt dank Corona schwierig! Ausgangssperre und Reisebeschränkungen bestimmen unseren Alltag…

Zunächst wirft das einige Fragen auf: Inwiefern unterscheidet sich die Moderation einer großen Gruppe von der einer Team Retrospektive? Und vor allem: Was muss man beachten, wenn man das Ganze remote durchführt? Ist es möglich, die Interaktionen, die Emotionen und die Teamdynamik remote zu transportieren? Wo bleibt die Liebe zum Detail, die sonst im Raum versteckt ist? Wie überträgt der Scrum Master beliebte Tools aus seiner Moderationskiste, wie Check-Ins, Feedback Doors oder gar Gruppenarbeiten über das Netz?

Was bei der Moderation großer Gruppen zu beachten ist

Schon ohne Remote-Restriktionen ist die Moderation einer großen Gruppe eine andere Herausforderung als die eines Teams. Gute Meetings kann man mit der Funktionsweise des menschlichen Körpers vergleichen:

• Das Herz eines jeden Meetings ist ein klar definiertes Ziel und eine Struktur als Weg dorthin. Beides muss gut vorbereitet sein und verständlich, möglichst visuell, dargestellt werden, damit zu Beginn des Meetings keine Fragezeichen aufkommen. Besonders in großer Runde kann hier sonst schnell Chaos entstehen.
• Damit die Muskeln warm werden, ist gleich zu Beginn eine Aktivierung der Teilnehmer nötig. Scrum Master haben meist einen ganzen Koffer voller Check-In-Methoden, um die Teilnahme der Gruppe anzufordern. Optimalerweise trägt jeder Teilnehmer etwas aktiv bei. Das ist in großen Gruppen im Plenum nicht so einfach möglich.
• Die Lunge eines interaktiven Meetings ist die Converge-Diverge-Mechanik. Dabei versucht die Gruppe auf dem Weg zum Ziel immer wieder die Perspektive auszuweiten, neue Ideen zu generieren, laut zu denken (converge) und danach jeweils wieder ein gemeinsames Bild zu bekommen (diverge). Man kann sich das wirklich wie eine Lunge vorstellen, die sich ausweitet und dann wieder zusammenzieht, mit dem Ziel, den Körper mit frischer Luft zu versorgen. In großen Gruppen arbeitet man hier konkret in mehreren Kleingruppen. Diese Gruppen bearbeiten eine definierte Aufgabenstellung, tragen die Ergebnisse zusammen und konsolidieren sie. Die größten Herausforderungen sind hier die Gruppenbildung und Konsolidierung der Ergebnisse.
• Die Stimme des Meetings ist die Summe der Stimmen aller Teilnehmer. Sie will gehört werden und muss dies auch. Wird sie es nicht, bricht die Gruppe auseinander und ein gemeinsames Bild ist nicht möglich. Konflikte entstehen und das Ziel rückt in weite Ferne. Hilfreich dabei, die Gruppe beisammen zu halten, ist eine gemeinsame Datenbasis und ausreichend Zeit zum Diskutieren.
• Die Füße stehen für Bewegung. Um das Energielevel aufrecht zu halten, sind Pausen und Bewegung nötig. Gerne nutzen Scrum Master hier Aktivierungsspiele wie „Happy Salmon“ oder die „Stein-Schere-Papier-Challenge“.

Und wie funktioniert das jetzt remote?

Am Beispiel eines Product Backlog Refinements mit mehreren Teams (in Summe 30 Teilnehmer) gehen wir die oben genannten Aspekte durch und

zeigen, was wir unternommen haben, um die Herausforderungen remote zu überwinden. Remote heißt hier wirklich, dass jeder einzelne Teilnehmer im Homeoffice sitzt und Microsoft Teams, JIRA und ein Miro Board auf seinem Desktop geöffnet hat.

Das Setup der Teams ist in folgender Abbildung dargestellt. Ähnlich wie das Skalierungsframework LESS vorschlägt, treffen sich die Teams zu den wesentlichen Scrum Events, um sich zu synchronisieren. Nach einer situationsbedingten Änderung des Produktumfangs und Umstrukturierung der Teams beschreibt das Beispiel das initiale Refinement. Insbesondere für Team Gelb gibt es hier viel Neues zu lernen. Team Grün ist mit den Inhalten gut vertraut und Team Blau kann zunächst relativ unabhängig agieren. Demnach werden Team Grün und Gelb viel Zeit gemeinsam im Refinement verbringen, um Produktwissen auszutauschen. Doch dazu später mehr.

Ziel und Struktur erleben

Aufgrund der angesprochenen Änderungen im Projekt fand diese Form von Refinement für die Teams das erste Mal statt. Die Struktur und das Ziel waren nicht allen Teilnehmern bekannt. Wären wir zusammen in einem großen Raum, hätte ich wie gewohnt die Wand des Raumes genommen und mit Hilfe von Post-Its und Flipcharts Ziel und Struktur des Meetings visualisiert. Wir wären gemeinsam die Wand entlang gegangen und hätten die Struktur durchlaufen.

Und remote? Hier half uns das Miro Board weiter. Die Teilnehmer können sich selbstständig auf dem Canvas bewegen und die Inhalte konsumieren und mitgestalten. Für das Ziel und die Struktur des Meetings wurde auf dem Canvas die Struktur Schritt für Schritt visualisiert. Zu Beginn des Meetings konnte der Moderator entlang der Pfeile (siehe Abbildung) die Struktur erklären und die Teilnehmer konnten ihm folgen. Verlorene  Schäfchen erkennt der Moderator anhand der Mouse Cursor und kann bei Bedarf navigieren. Die einzelnen „Stationen“ der Agenda können übrigens später als Arbeitsfläche verwendet werden und bieten so eine verständliche Dokumentation des Meetings.

Remote Check-In: Aktivierung und die Stimme der Teilnehmer hören

Wie schafft man die Aktivierung der Teilnehmer remote? Typischerweise verwendet man beim Check-In eine Fragestellung, die auf den Inhalt oder den Kontext des Meetings oder aber auf die Gruppe abzielt. Wenn es in großen Gruppen schon schwierig ist, die Antworten aller Teilnehmer zu hören, gestaltet sich dies remote noch diffiziler. Dennoch ist die Stimme aller Teilnehmer wichtig! Auch wenn sie in diesem Fall vielleicht lautlos sein muss. So haben die Teilnehmer die Frage mit einem Post-It beantwortet, das virtuell auf das Miro Board geklebt wurde (siehe Abbildung). Auch habe ich von Kollegen gehört, die den Teilnehmer zwei Minuten gegeben haben, um ein Bild im Internet zu finden und im Canvas einzufügen, das die Fragestellung aus ihrer Sicht beantwortet.

Im Anschluss gab der Moderator den Teilnehmern etwas Zeit die Antworten durchzulesen. Somit fand eine Aktivierung der Teilnehmer statt, bei der gleichzeitig auch das Tooling ausprobiert wurde. So können alle Teilnehmer gleichzeitig die Stimmen der anderen konsumieren.

 

Diverge-Converge: Gruppenbildung remote

Das Diverge-Converge-Prinzip findet auch im Refinement mit vielen Teams statt. Das Skalierungsframework LESS zum Beispiel schlägt vor, einen gemeinsamen Start mit allen Teams zu haben, in dem der Product Owner das Produkt-Backlog vorstellt und die Vision schildert. Im zweiten Schritt schauen sich die Teams in Gruppen die einzelnen Storys des Backlogs an und verfeinern sie. Am Ende des Refinements oder spätestens zum Planning 1 betrachtet die gesamte Gruppe alle Storys mit ihren Schätzungen gemeinsam.

Wir gingen genauso vor. Die größte Herausforderung hierbei war eine sinnvolle Gruppenbildung. Wir wollten das umfangreiche Backlog möglichst effizient verfeinern. Wichtig war auch, dass Team Gelb dabei möglichst viel Produktwissen von Team Grün mitbekommt. Wie schafft man es nun, die grünen und gelben Teammitglieder für ein effizientes Refinement sinnvoll zu durchmischen? Richtig! Mit Selbstorganisation.

Wenn alle physikalisch in einem Raum sind ist das eine Leichtigkeit: Drei Tische mit jeweils einer User Story und die Teilnehmer verteilen sich gleichmäßig auf die Tische.

Wie funktioniert das remote? Die Tische waren separate Meetings in Microsoft Teams: Raum 1-3. Die Gruppeneinteilung erfolgte über Miro. Hier hatten wir die Stories in Form eines Backlogs bereits vorbereitet. Zudem gab es drei leere Flächen (Raum 1-3), auf denen die nächsten zu bearbeitenden Stories abgelegt wurden. Zur Gruppenbildung fuhren die Teilnehmer auf „1-2-3“ mit dem Mouse Cursor auf die jeweilige Fläche, um zu signalisieren, welcher Gruppe sie beitreten möchten. Das war für alle Teilnehmer sichtbar! Nach einem kurzen Check nach einer sinnvollen Verteilung, betraten die Teilnehmer den entsprechenden Besprechungsraum. Um sinnvoll Fragen zu beantworten, waren die Product Owner bereit, zwischen den Gruppen hin und her zu „hüpfen“. Dabei half Microsoft Teams: Nimmt man an mehreren Meetings teil, bietet Microsoft Teams für jedes Meeting eine „OnHold“-Leiste an. Nun kann man bequem zwischen den Meetings hin und her springen. Die Prozedur wiederholte sich im 15-minütigen Zyklus.

 

(Remote) Raum für die Stimmen der Teilnehmer

Dies ist wahrscheinlich die größte Herausforderung, sowohl remote als auch in einer großen Gruppe. Wie erkennt man ohne Sprache Konflikte oder abgehängte Teilnehmer? Zum einen, indem man alle Inhalte des Meetings jederzeit transparent hält und damit eine gemeinsame Datenbasis schafft. In unserem Beispiel war dies überwiegend das Backlog in JIRA. Kommen Diskussionen auf, sind diese wertvoll, wenn sie dem Ziel des Meetings dienen. Andere Diskussionen können aber ebenso wichtig sein. Um diese Punkte zu hören, hilft ein Parking Lot. Hier werden Themen hingehängt, die in einem anderen Rahmen Gehör finden. Das sorgt für Sicherheit und Verständnis bei den Teilnehmern.

Feedback ist eine der wertvollsten Stimmen. Mit großen Gruppen ist eine stille Variante sinnvoll. Physikalisch verwende ich gerne Feedback-Walls, Bereiche an der Wand, an denen die Teilnehmer Post-Its hinterlassen können. Hilfreich sind Fragestellungen, wenn man Feedback in Bezug auf spezielle Aspekte wünscht. Ein virtuelles Board kann dies ohne weiteres darstellen. Wichtig ist, dass man den Teilnehmern Zeit dazu einräumt. Andernfalls wird das Feedback gering ausfallen (siehe Beispiel), weil die Teilnehmer auf dem Weg ins nächste Meeting sind.

 

Bewegung

Dieses Thema fiel uns schwer in der Remote-Umsetzung. Zwischen den Blöcken gab es 15 Minuten Pausen, aber ein „Walk the Wall“ oder „Schauen wir uns gemeinsam das Board an der Wand an“, beides Aktionen, die für Bewegung im Raum sorgen, werden remote lediglich mit der Maus durchgeführt. Echte Bewegung, außer im Handgelenk, kommt hier nicht zustande. Falls ihr dort Erfahrungen gesammelt habt, hinterlasst gerne einen Kommentar.

 

Fazit

Das Feedback der Teilnehmer war sehr positiv. Sie waren überrascht, wie gut man sich auf das digitale Format einstellen konnte. Es gab auch wertvolle Verbesserungstipps. Ein wesentlicher Grund für das gute Gelingen ist mit Sicherheit, dass die Teilnehmer sich bereits kennen und diese Tätigkeit zuvor zusammen durchgeführt haben. Die technische Umgebung ist ebenfalls jedem bekannt. Neu war die Größe der Gruppe, was eine gewisse Remote-Disziplin voraussetzt. Auch eine gewissenhafte Vorbereitung des Meetings ist unersetzlich. Ein schlecht vorbereitetes Meeting lässt sich remote kaum wieder einfangen.

Auch wenn dies noch kein Big Room Planning mit 8 Teams war, so gab es den einen oder anderen Kniff, den wir hier in Richtung Dynamik und Gruppenarbeit machen mussten. Der Stresstest wird das Big Room Planning in ein paar Monaten! Wir werden berichten 🙂

Wir haben gelernt, dass es funktioniert, das Meeting auch remote zielorientiert durchzuführen. Die Dynamik des Meetings lässt sich ebenfalls gut abbilden. Was fehlt ist der Beziehungsaufbau in den Pausen und das effiziente Socializing. Das ist der Grund, warum auch nach Corona Big Room Plannings wieder gemeinsam an einem Ort stattfinden werden!