Pizzaküche – eine agile remote Simulation

Auch in Corona Zeiten wollen wir nicht darauf verzichten, mit Trainings und Workshops ein agiles Mindset nach außen zu tragen. Daher haben wir einige unserer meist genutzten agilen Simulation für ein remote Setting umgerüstet. Eine dieser Simulationen ist die Papierschiff/Papierboot Simulation, die nicht nur Spaß macht, sondern auch zu einigen der wichtigsten Aha-Erlebnisse in unseren Trainings führt. Wie du diese Simulation zu einer remote Pizzaküchen Simulation* auf dem digitalen Whiteboard umbauen kannst, zeige ich dir in diesem Blogartikel.

Papierboot Simulation als Basis

Falls du die oben genannte Papierschiff Simulation noch nicht kennen solltest oder nicht sicher bist, von welcher Variation ich rede, dann schau dir bitte vorher dieses Video von Klaus Leopold an. Die Papierboot Simulation ist die Basis, um die Pizzaküchen Simulation richtig umsetzen zu können.

Remote Simulation: Eine Whiteboard Pizza backen

In einer remote Umgebung ist Papierboote falten logischerweise nicht möglich. Allerdings kann man auf einem digitalen Whiteboard wie „Miro“ oder „Mural“ auch andere Dinge herstellen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer Pizza?

 

 

Folgende Schritte werden dafür benötigt:
Einen teigfarbenen Kreis als Boden einfügen (1), dick Tomatensoße mit einem roten Stift auftragen (2), die Pizza mit leckeren bunten Post Its belegen (3), dann die Pizza mit einem Stift rundherum knusprig backen (4) und die Pizza mit einem schwarzen Stift in Handgroße Stücke teilen (5). Fertig ist die Whiteboard Pizza für unsere umgeänderte Simulation. In einer Küche braucht es dann noch fünf Arbeitstische und fünf Ablagetische, um die Pizzen nach jedem Arbeitsschritt zwischenzulagern. Die Arbeits- und Ablagetische können wir mit einfachen Vierecken darstellen, wie man auf folgendem Bild sehen kann.

 

 

Ist der „Push“-Teil der Simulation fertig, kannst du nun die Ablagetische verbieten. Somit wird automatisch ein Work in Progress (WiP) Limit von „1“ gesetzt, da auf jedem Arbeitstisch genau eine Pizza passt. Das komplette Setup mit Regeln und dem Scoreboard sieht dann so aus:

 

 

Wo liegen die Unterschiede zur originalen Simulation?

Ist es wirklich so einfach? Ja. Allerdings gibt es ein paar Dinge, die du beachten solltest.

Die Vorbereitung

• Bis auf eine Person, die die Fertigstellungszeit jeder Pizza notiert, sollte jeder in der Gruppe eine Maus haben.
• Nimm dir Zeit für die Erklärung und mach einen Probelauf mit 2-3 Pizzen. Oft ist es für die Teilnehmenden ungewohnt, mit einem digitalen Whiteboard umzugehen. Außerdem müssen bestimmte Dinge beim ersten Mal erst eingerichtet werden, wie z.B. Stiftfarbe und -breite oder wie man die Tools richtig auf seinem Bildschirm platziert.
• Setze dich mit den Funktionalitäten deines digitalen Whiteboards auseinander. Es gibt viele Details die wichtig sind für das Arbeiten an digitalen Whiteboards wie das „Locking“ von Formen (z.B. unsere Arbeitstische), damit diese nicht aus Versehen beim Arbeiten verschoben werden.
• Plane aufgrund der längeren Vorbereitung/Einführung ca. 15 Minuten mehr Zeit ein.

Gute Zahlen für die Auswertung erhalten

• Füge bei Bedarf gerne weitere Schritte hinzu. Gestalte aber alle Schritte so, dass jede Gruppe mehrere Pizzen in jeder Minute fertigstellen kann. Der Output ist mit zu kleinen Zahlen nicht deterministisch genug. Selbst die gezeigte Pizza hier kann bei Bedarf weiter vereinfacht werden. Ein dickerer Soßenstift, weniger Post Its und vierteln statt achteln sind vereinfachende Mechanismen.
• Du solltest ein „Copy & Paste“-Verbot mit in die Regeln aufnehmen.
• Stelle sicher, dass die Pizzen korrekt mit ihrer Fertigstellungszeit aufgeschrieben werden. Dies ist der einzige Arbeitsschritt, den du nicht auf dem Board sehen kannst. Wenn die Zahlen fehlen oder falsch sind, funktioniert die Simulation nicht.

Bottlenecks provozieren

• Mit dem einfachen ersten Task (Pizza ausrollen), stellst du sicher, dass das Bottleneck nicht ganz am Anfang entsteht und so mehrere Bottlenecks im System aufkommen können. Eigentlich ist es von Vorteil, wenn sich das größte Bottleneck gegen Ende bildet. Passe die Aufgaben also bei Bedarf deiner Gruppe an.

Hier sieht man wie live ein Bottleneck vor dem zweiten und dritten Tisch entstand (Die letzte Pizza anhand wir die Durchlaufzeit messen, hat einen grünen Boden bekommen):

 

 

Die Reflektion der Simulation

• Ein interessanter Effekt ist, dass sich die Teilnehmenden gerade in der ersten Runde tiefer auf ihren Arbeitsplatz fokussieren, als in der analogen Simulation. Oft zoomen die Teilnehmenden für ihren Arbeitsschritt herein und sehen daher nur ihren Arbeitsplatz auf dem Bildschirm. Haben sie dann beim „Pull“-Durchgang etwas Slacktime, können sie das erste Mal herauszoomen und sehen erst jetzt, wo wirklich die Flaschenhälse liegen. Ein wunderbares Thema für die anschließende Reflektion.

Fazit unserer remote Simulation

Die remote Simulation macht uns genau so viel Spaß wie das analoge Original. Der Durchsatz ist etwas geringer, doch die gewünschten Effekte treten auch in der remote Variante so auf, dass damit gut über die gemachten Erfahrungen reflektiert werden kann. Und auch wenn diese remote Simulation eine aufwändigere Vorbereitung braucht, entsteht am Ende kein Papiermüll, was uns an der analogen Variante immer gestört hat.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

 

* Es gibt auch ein Kanban Pizza Game, einige Ideen, wie z.B. Post Its als Pizzabelag, stammen auch davon, allerdings lässt sich die hier vorgestellte Simulation wesentlich besser mit der Papierboot Simulation vergleichen.