Verteilte Teams und die Retrospektive

Meiner Meinung nach ist die Retrospektive mit das wichtigste Meeting im Scrum-Prozess. Hier werden die Weichen gestellt, um die Dinge, die im letzten Sprint nicht gut liefen, anzusprechen und Lösungen dafür zu entwickeln, ganz im Sinne von „Inspect and Adapt“. Jedoch ist in vielen Unternehmen die Realität mittlerweile so, dass die Entwicklungsteams weltweit verteilt sind. Der Kosteneinsparung auf der einen Seite steht der erschwerte und viel höhere Kommunikationsaufwand gegenüber. Ob sich das letztendlich rechnet, lasse ich an dieser Stelle bewusst offen.

Wie aber gehe ich als Scrum Master mit einer solchen Situation um und welche Mittel gibt es, um eine Retrospektive mit verteilten Teams effektiver zu gestalten?

Verteilte Teams und die Auswirkungen auf die Kommunikation

Die obige Grafik zeigt es sehr deutlich: Effektive Kommunikation bedeutet, dass sich die Teilnehmer persönlilch gegenüberstehen sollten. Nicht umsonst lautet eines der Kernprinzipien des Agilen-Manifestes: „Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.“¹ Technische Mittel und Tools helfen zwar, sind aber störanfällig und müssen zwingend vorher auf Ihre Tauglichkeit getestet werden. Dies bedeutet in der Regel zusätzliche Arbeit für den Scrum Master. Zurück zur Retrospektive mit verteilten Teams:

Die Videokonferenz sollte also das Mindeste sein, das als Arbeitsmittel zur Verfügung steht. Nur so hat der Scrum Master eine Chance, auch die indirekte Kommunikation (Körpersprache oder Mimik) der Beteiligten zu erkennen und zu beurteilen. Das Ganze funktioniert natürlich nur, wenn die Teamgröße überschaubar ist und alle Beteiligten auch vor der Kamera Platz haben. Eine Laptop-Kamera ist beispielsweise nicht das beste Mittel der Wahl…

Ein etwas anderer Ablauf

Den meisten Scrum Mastern sollten die 5 Phasen der Retrospektive ein Begriff sein:

1. Set the Stage
   • Eine lockere Atmosphäre schafft den nötigen Rahmen für folgende Diskussionen.
2. Gather Data
   • Transparenz ist hier das Stichwort. Was ist im letzten Sprint gut gelaufen, welche Ereignisse gab es?
3. Generate Insights
   • Identifiziere die Ursachen, nicht die Symptome!
4. Decide What to Do
   • Welche Maßnahmen können im Team umgesetzt werden, um eine Verbesserung zu erzielen?
5. Close the Retrospective
   • Ergebnisse präsentieren und Feedback über die Retro einholen.

An diesem Ablauf ändert sich auch in einer remote durchgeführten Retrospektive nichts. Der große Unterschied ist jedoch die Art und Weise, wie die Phasen durchlaufen werden.

Die Phasen der Retrospektive mit verteilten Teams

Phase 1 und 2 können sehr gut mit allen Beteiligten in einem Konferenzchat durchgeführt werden. Hier ist nur zu beachten, dass der Scrum Master durch den erhöhten Kommunikations- und Moderationsaufwand deutlich mehr gefordert wird.

In der 3. Phase würde ich empfehlen, die Teams in Kleingruppen arbeiten zu lassen und die Gesamtkonferenz für einen kurzen Zeitrahmen aufzulösen.

Hierbei empfehle ich Folgendes:

• Nach Möglichkeit einen Verantwortlichen vor Ort benennen (oder besser wählen lassen!), der die Gruppe durch die 3. Phase führt.
• Auf eine angemessene Timebox achten.
• Vorher alle Beteiligten über die Art des Ablaufes informieren und evtl. Frage klären.
• Als Scrum Master erreichbar sein. Je nachdem, um wie viele Teams es sich handelt, muss man entscheiden, ob man selbst in dieser Phase moderiert. Dies hat jedoch zur Folge, dass Fragen von anderen Gruppen nur schwer beantwortet werden können.
• Wenn die Teammitglieder sehr verteilt sind, würde ich vorab auch schon die Gruppenzusammensetzung klären. Das spart Zeit in der eigentlichen Retrospektive.

Die 4. Phase wird wieder gemeinsam durchgeführt. Hier stellen die Teams ihre Ergebnisse untereinander vor und geben sich gegenseitig Feedback. Dadurch sollte ein Raum für Diskussionen geschaffen werden. Der Einsatz von Online-Tools ist spätestens hier unverzichtbar. Das Mindeste ist ein vom Scrum Master geteilter Bildschirm, um die Ergebnisse visuell aufbereiten zu können. Der Abschluss findet wieder gemeinsam statt. Wird diese Form der Retro ausprobiert, sollte der Scrum Master ein offenes Ohr haben, was das Team von einer solchen Art der Durchführung hält. Die besten Ideen zur Verbesserung kann nur das Team selbst bringen!

Fazit

Eine Retrospektive mit verteilten Teams ist möglich, fordert aber deutlich mehr Vorbereitung und Erfahrung vom Scrum Master. Zum Beispiel muss der Einsatz von Tools bewusst und sparsam geplant werden. Nichts ist ärgerlicher, als wenn mitten in der Durchführung auf einmal das Tool der Wahl streikt. Eine gute Übersicht über verschiedene Tools gibt es hier. Auch in Sachen Kommunikation sind klare Regeln sinnvoll. Ein stumm geschaltetes Mikro bei Teilnehmern, die gerade nicht reden, sollte obligatorisch sein. Bei sehr verteilten Teams sollte auch über eine geeignete Kommunikationsstrategie nachgedacht werden. Bedingt durch Latenzen und aufkochende Emotionen kommt es sonst zu einem nicht mehr handhabbaren Stimmengewirr, ohne die Möglichkeit Informationen filtern zu können.

Trotzdem aller oben genannten Hinweise, würde ich eine gemeinsame Retrospektive immer der remote durchgeführten vorziehen.

 

1. Scrum-Guide, Jeff Sutherland, Ken Schwaber, http://www.scrumguides.org/ ↩
2. Agile Retrospectives, Making Good Teams Great, Esther Derby, Diana Larsen, O´Reilly UK, 2006 ↩