TEA - ein Selbstorganisations-Framework (Teil 3/Aufmerksamkeit)

Im dritten Teil der Blogserie zum Thema „Selbstorganisation“ geht es um das A des TEA-Frameworks: Attention. Hat man sein Zeitmanagement unter Kontrolle und genügend Energie, fehlt nur noch Aufmerksamkeit, um Aufgaben effizient erledigen zu können.
Doch was bedeutet Aufmerksamkeit und wie kann man die fehlende Aufmerksamkeit nun erreichen?

Der richtige Weg zu mehr Aufmerksamkeit

Bei Aufmerksamkeit geht es zuerst darum, aus der Fülle an Aufgaben, Anfragen, Ideen und Möglichkeiten die richtigen und wichtigen Aufgaben herauszupicken. Anschließend muss man den Fokus schaffen, die ausgewählten Aufgaben auch ohne Unterbrechungen und Ablenkungen abarbeiten zu können.

Smarte Ziele

Bei dem Versuch, Ordnung und Priorisierung in die vorhandenen Aufgaben zu bekommen, ist ein Ziel der Schlüssel zum Erfolg. Ziele geben einem den Weg vor und helfen dabei, diesen Weg auch ohne Umwege und große Zwischenstopps zu verfolgen. Durch das Ziel ergeben sich auch die benötigten nächsten Schritte oft von selbst.

Beim Definieren von Zielen sollte dabei immer darauf geachtet werden, dass diese „SMART“ sind:

Spezifisch
Messbar
Akzeptiert
Realistisch
Terminiert

Ein Ziel muss also eindeutig definiert sein, messbare Kriterien haben, ansprechend und realistisch sein und in einem begrenzten Zeitraum erfüllt werden können.
Die gefundenen Ziele sollten dann priorisiert werden. Es empfiehlt sich außerdem, seine Ziele in regelmäßigen Abständen zu reflektieren und ggf. anzupassen.

Werkzeug zur Steigerung der Aufmerksamkeit: Fokus

Mit dem definierten Ziel und den dafür nötigen nächsten Schritten könnte die Arbeit nun endlich so richtig losgehen – wären da nicht all die spannenden Ablenkungen und zahlreichen Unterbrechungen: der Kollege will Kaffee trinken gehen, die Schwester fragt in der Familiengruppe nach Ideen für das Geburtstagsgeschenk von Opa, ein Paket ist angekommen und muss abgeholt und ausgepackt werden und alle paar Minuten kündigt das Mailprogramm eine neue Mail an.
Was kann man also tun gegen all diese Ablenkungen? Zuerst einmal hilft es, Push Nachrichten von Smartphone und Computer zu unterbinden und sich nur noch regelmäßige Zeitslots einzurichten, an denen man Mails beantwortet und eingegangene Nachrichten durchsieht. Zusätzlich kann man mit unterschiedlichen Mitteln, den Kollegen oder anderen Störenfrieden klarmachen, dass man gerade fokussiert ist und nicht gestört werden möchte:

geschlossene Tür
Kopfhörer
Lampe/Schild o.ä. als Statusanzeige (z.B. rot, gelb, grün)

Eine häufige Ursache für fehlenden Fokus ist der Versuch, alles auf einmal zu machen. Zwei Minuten an Thema 1, dann kurz eine Nachricht zu Thema 2, wieder zurück zu Thema 1 und schließlich wieder Thema 2 mit schneller Unterbrechung für das neue Thema 3. Auch wenn Frauen gerne behaupten, multitaskingfähig zu sein, sind (nicht nur für Männer) häufige Kontextwechsel Gift für die nötige Aufmerksamkeit. Dann lieber fest eingeplante Zeiten für die verschiedenen Themen, die man sich auch im Kalender direkt so eintragen kann.
Beachten sollte man dabei, dass man sich für ein bestimmtes Thema nicht zu viel Zeit gibt, um zu vermeiden, dass man dann dafür auch genauso lange braucht. Künstliche Deadlines und kürzere Iterationen können dabei helfen, die Durchführungszeit zu verringern. Und zuletzt ist es wichtig, einfach mal eine Sache auch zu Ende zu bringen ohne immer wieder neue Dinge zu starten und niemals zu beenden.

Fazit

Natürlich können all diese Tipps und Vorgehensweisen nicht auf einmal und von heute auf morgen umgesetzt werden. Ausprobieren und beibehalten ist da die Devise. Und was für den einen super funktioniert, muss für den anderen noch lange nicht der richtige Weg sein. Wichtig ist es, dass man sich mit seinen Gewohnheiten auseinandersetzt, sie hinterfragt und Lösungen findet, mit denen man langfristig und nachhaltig produktiv arbeiten kann.