TEA - ein Framework zur Selbstorganisation (Teil T/1)

Im Rahmen unseres internen Fortbildungsprogramms ‚Certified Method Park Engineer‘ (kurz CMPE) finden nicht nur technische Kurse statt, sondern es werden auch Softskill-Themen behandelt. Wir haben vor Kurzem unseren Kurs „Selbstorganisation“ aktualisiert und ihn nun an dem TEA-Framework von den Experten von Asian Efficiency ausgerichtet. TEA steht für die Bereiche Time, Energy & Attention. Diese wollen wir hier im Rahmen einer kleinen Blogserie vorstellen und damit einen kleinen Einblick in unseren Kurs geben. Fangen wir nun in unserer Blog-Reihe mit dem T an. Time: Dies ist für viele wohl oftmals der dringlichste Punkt, den sie angehen möchten, um ihre Selbstorganisation in den Griff zu bekommen! 🙂

“Nutze deine Zeit, denn sie kommt nie wieder!” – Ivan Blatter

Beim Thema Zeit geht es vor allem darum, sich ein Bild davon zu machen, ob man seine Zeit sinnvoll einsetzt. Oder auch zu analysieren, wie man seine Zeit besser nutzen kann.

Systeme

Die Selbstorganisationsprofis von Asian Efficiency sehen alles als ein System an (Systems-Thinking). Ein System hat einen ‚Input‘, dieser wird verarbeitet (Process) und erzeugt einen ‚Output‘. Wenn man nun mit der Systems-Thinking-Brille auf seine Aufgaben bzw. sein Leben sieht, dann erkennt man schnell viele Systeme. Viele davon lassen sich optimieren.

Als ein Beispiel könnte das Schreiben dieses Blogartikels hergenommen werden. Der fertige Artikel ist der ‚Output‘, das Schreiben ist der ‚Process‘ und die eingeholten Informationen der ‚Input‘.
Jetzt kommt es auf die Individuen an, die diese Aufgabe umsetzen wollen. Der eine ist ein leidenschaftlicher Blogger, der sich mit dem Thema schon lange auseinandergesetzt hat. Dieser setzt sich hin und schreibt den Artikel in wenigen Minuten herunter und ist fertig. Denn den Input hat er sich ja schon zuvor erarbeitet. Der andere findet zum einen nicht die richtige Motivation anzufangen, zum anderen hat er evtl. auch noch zu wenig Informationen gesammelt, um das Thema anzugehen. Hier hilft es sich Strategien zu überlegen, um schneller das gewünschte Resultat zu erreichen.

Strategien zur Selbstorganisation

Strategien unterstützen dabei, Dinge systematisch umzusetzen. Hierbei helfen Routinen, die man sich aneignet und die automatisiert von ‚Körper und Geist‘ ausgeführt werden.

Bezogen auf unseren Blogartikel könnte man sich beispielsweise angewöhnen, jeden Tag eine gewisse Zeit an einem Artikel zu schreiben. So stellt das Schreiben nach einiger Zeit keine Einstiegshürde mehr dar. Denn man geht davon aus, dass man eine Gewohnheit etabliert hat, wenn man regelmäßig über einen längeren Zeitraum (man geht meist von grob 30 Tagen aus) eine Tätigkeit durchführt.

Um mit seinen ‚Pain-Points‘ des Lebens besser umgehen zu können, sollte man daher diese zuerst analysieren und daraufhin Strategien entwickeln. Diese führen dazu, dass man schließlich mit seinen ‚(Zeit-)Problemen‘ besser umgehen kann.

Weiterhin kann es hilfreich sein, sich zu überlegen, ob man nicht Aufgaben extern vergibt (also auch ‚Outsourcing‘ im privaten Bereich durchführt). D.h. Aufgaben von Fachleuten durchführen zu lassen (Steuererklärung, Hemden bügeln, Rasen mähen, …).

Eine weitere Strategie kann es sein, dass man gewisse Dinge schon vorab erledigt und nicht erst ‚just-in-time‘. Hierfür wäre das sogenannte ‚Batch-Cooking‘ ein Beispiel. D.h. man kocht nicht jedes Essen einzeln immer dann, wenn man es benötigt, sondern gleich mehrere Speisen und in größeren Mengen. Dann braucht man die entsprechenden Portionen nur noch aus dem Kühlschrank/Gefrierschrank zu holen und erspart sich somit einiges an Zeit.

Taktiken

Es gibt viele Hilfsmittel, die einem helfen können, seine Ziele und Aufgaben zu erreichen. Allerdings ist es nicht ganz so leicht, seine persönlichen Helferlein zu finden. Es gibt eine schier unerschöpfliche Vielzahl von Produktivitätstools und -systemen. Hier sollte man sich einfach ein paar Systeme oder Tools ansehen und ausprobieren. Aber bitte dann auch nur diejenigen Werkzeuge verwenden, die auch wirklich helfen!

Beispiele für solche Systeme sind Getting Things Done (GTD – von David Allen), Pomodoro (von Francesco Cirillo) und Eat That Frog (von Brian Tracy). Aber man kann sich natürlich auch einfache Dinge ins Leben einbauen, um die Zeit sinnvoll zu nutzen. Beispielsweise kann man während eintöniger Arbeiten, bei denen man sich nicht weiter auf die Tätigkeit konzentrieren muss, Podcasts hören.

Des Weiteren kann eine vernünftige Planung seines Terminkalenders ein riesen Schritt in die richtige Richtung sein!

Der wichtigste Tipp, den wohl jeder Coder gerne hört und umsetzt: Alles, was man mehr als dreimal macht, gehört automatisiert! 😉

Mitmenschen

Ein nicht zu unterschätzender Faktor für die eigene Zeit sind die lieben Mitmenschen!
Die Kollegen, Freunde, Familienmitglieder usw. können sowohl hartnäckige Zeiträuber als auch die besten Helferlein sein. Denn oft können Aufgaben nicht alleine bewältigt werden und man muss vernünftig zusammenarbeiten. Daher ist es wichtig, ein angemessenes Kommunikationsmittel zu finden (persönliches Treffen, Telefonat, Teams/Skype, Chat, Email, …), mit dem alle Beteiligten zurechtkommen und es auch vernünftig einsetzen können.

Eine entsprechende Aufgabenverteilung ist natürlich auch essentiell, denn das allseits bekannte Motto: „Toll Ein Anderer Macht’s“ = TEAM ist wohl nicht zielführend, aber leider immer noch weit verbreitet.

Des Weiteren ist eine vernünftige Meetingkultur goldwert und kann einem im Berufsalltag sehr viel Zeit und Nerven sparen.

Zuletzt dann noch der ultimative Tipp: einfach mal Nein-Sagen, wenn jemand etwas von einem möchte, man aber wirklich keine Zeit hat. Oft hat das Gegenüber durchaus Verständnis dafür und ist evtl. sogar dankbar, dass er nicht der Einzige ist, der mal Nein sagt.

Fortsetzung zum Thema Selbstorganisation folgt..

Hier findest du unseren Blogbeitrag Selbstorganisation – Teil 2 mit dem E aus dem TEA – Energy. Aber erst, wenn die Autoren die Kraft für den nächsten Beitrag gewonnen haben. 😉