Kommunikation - unser Jahresmotto 2020

Bei Method Park gibt es acht Prinzipien, wie wir uns im Arbeitsalltag verhalten und miteinander umgehen wollen. Damit jeder Mitarbeiter diese Prinzipien kennt, stehen diese z.B. auf unseren Notizzettel-Boxen, die fast jeder auf dem Schreibtisch stehen hat. Trotzdem stellt sich natürlich immer die Frage, was so ein Prinzip eigentlich genau bedeutet. Auch wenn die Grundidee eines Prinzips wie „Balance“ vielleicht klar ist, gibt es dennoch einen großen Interpretationsspielraum. Hinzu kommt, dass sich eine Bedeutung auch weiter entwickeln kann. Um allen Mitarbeitern die Chance zu geben, die Prinzipien zu verstehen und an der aktuellen Interpretation mitzugestalten, steht bei uns jedes Jahr unter einem dieser acht Prinzipien. Das Jahr 2020 steht im Zeichen der Kommunikation.

Dieses Jahr ist es das Prinzip „Informationskultur“.

Ich bin mir sicher, dass am vergangenen Winterworkshop, bei dem das Prinzip von allen Mitarbeitern für das Jahr 2020 gewählt wurde, noch keinem klar war, wie wichtig das Thema Informationsaustausch und Kommunikation in diesem Jahr sein wird.

Mitte März begaben sich die meisten unserer Mitarbeiter aus dem Park in die eigenen vier Wände. Plötzlich war der Küchentisch, das heimische Arbeitszimmer oder auch der Balkon der neue Arbeitsplatz.

Da fast jeder einen Laptop und ein Firmen-iPhone hat, war das kein Problem. Mit allen notwendigen Hilfsmitteln ausgestattet sollte doch eigentlich die Kommunikation kein Problem sein, oder?

Jeder hat iMessage, E-Mail, Telefon (ja, ganz klassisch anrufen kann man auch noch) und Microsoft Teams (um nur ein paar zu nennen). Die Hürden sich mit anderen Kollegen auszutauschen sind super niedrig: eine kurze Chat-Nachricht hier, ein schneller Gruppenanruf dort und schon sind alle wichtigen Infos verteilt oder eingesammelt und alle sind zufrieden. Wirklich?

Geplante Kommunikation funktioniert wunderbar!

Mein Fazit bisher: alles, was geplant ist, funktioniert wunderbar. Manches funktioniert sogar besser! Auch wenn fast alle Online-Konferenz-Tools zu Beginn des Lockdowns schwer unter der Last des plötzlichen Ansturms geächzt haben, so funktionieren die Tools (egal ob Teams, Zoom, Webex etc.) inzwischen alle sehr zuverlässig. Und im Gegensatz zu rein persönlichen Treffen, kann man die Besprechung für die Nachwelt aufzeichnen. Gerade wenn es um kurze (15-30 Minuten) Informationsveranstaltungen geht (Status-Meeting, Daily Standup, etc.), gibt es durch diese Tools eine einfache Möglichkeit, die Infos auch asynchron zu bekommen.

Kleiner Tipp: in Teams sollte man™ unbedingt die Aufnahme auch wieder beenden!

Bei längeren Meetings kommt man nicht um das Führen von Besprechungsnotizen herum. Aber auch dafür gibt es schicke online Werkzeuge wie das quelloffene 4Minitz. Für alle, die sich fragen, ob sich Besprechungsnotizen lohnen – es geht sicher schneller, ein Ergebnisprotokoll zu lesen, als sich die zweistündige Aufnahme anzuschauen!

Tatsächlich ist die Pünktlichkeit deutlich besser geworden. Es will sich niemand dem hämischen Spott aller Teilnehmer aussetzen, wenn die blecherne Stimme nach dem Beginn des Meetings verkündet „John Doe has joined the call“, damit wirklich jeder mitbekommt, wer zu spät ist.

Ein weiterer Effekt, den man spürt: der Wechsel zwischen Besprechungen geht ohne Zeitverlust. Wo sonst Flure, Stockwerke oder noch größere Entfernungen zwischen den Besprechungsräumen lagen, ist das kommende Meeting nur einen Mausklick entfernt.

R.I.P. Spontane Kommunikation

Was ist aber mit spontan stattfindender Kommunikation im Büro, an der Kaffeemaschine, im Flur oder auf dem Weg zum Mittagessen?

Auf dem Weg ins Büro mal schnell klären, ob die erwartete Lieferung angekommen ist und sich nebenbei erkundigen, wie denn so die Stimmung ist?

Mal eben im Büro vorbeischauen und nicht nur mit einer Person reden, sondern unbeabsichtigt die Information auch an alle anderen im Büro verteilen?

Oder aus Versehen eine fachliche Diskussion entfachen?

Alles Themen, von denen wir uns bei mobiler Arbeit verabschieden müssen!

Sicher?

Nein, natürlich nicht, aber wir müssen uns klar machen, dass unglaublich viel Information innerhalb eines Büros, eines Projekts, einer Firma spontan und ungeplant verteilt wird. Wenn man auf diesen Informationsaustausch nicht verzichten möchte und nachdem spontane Kommunikation am mobilen Arbeitsplatz leider nicht funktioniert, zumindest ist mir auf dem Weg zur Kaffeemaschine in meiner Wohnung noch niemand begegnet, müssen wir auch diese Kommunikation planen.

Jede Kommunikation, die im Büro einfach so passiert, muss geplant werden.

Ein paar Beispiele:

Eine der ersten Aktivitäten bei uns war das Einstellen eines Regeltermins für einen firmenweiten virtuellen Kaffee-Plausch. Zwei Mal die Woche kann jeder, der Lust und Laune hat, einfach vorbeikommen. Oft kommt es vor, dass sich auch einer unserer Vorstände die Zeit nimmt, um in gemütlicher Runde mit den Kollegen ein wenig zu plaudern. Auf t3n war erst zu lesen, wie man einen virtuellen Kaffeeplausch noch abwechslungsreicher gestalten kann.

In vielen unserer Projekt-Teams gibt es einen Call, der den ganzen Tag läuft, einfach um auch mal eine Frage in die Runde stellen zu können und schnell Hilfe oder Unterstützung zu bekommen. Oft muss man die Frage gar nicht explizit stellen, sondern einfach nur energisch genug vor sich hin fluchen, dass wieder irgendetwas nicht so funktioniert, wie es soll. (Pro-Tipp: funktioniert nur, wenn das Mikro nicht stumm ist!)

Um den Austausch zu den Führungskräften zu ermöglichen, haben auch die Teamleiter regelmäßige Termine eingerichtet, an denen man bei Bedarf einfach teilnehmen kann.

Asynchrone Kommunikation, Verfügbarkeit und Stress

Asynchrone Kommunikation ist was Tolles! Man stellt eine Frage oder sendet eine Nachricht und der Empfänger kann zu einem für ihn passenden Zeitpunkt die Nachricht lesen und dann beantworten, wenn er es für richtig hält. Bei Briefen ist es allgemein akzeptiert, wenn – je nach Entfernung – die Antwort erst in ein paar Wochen ankommt, schließlich muss dieses Stück Papier ja irgendwie auch vom Absender zum Empfänger und wieder zurück transportiert werden.

Doch dann kam die E-Mail. Nahezu ohne Zeitverlust erscheint die elektronische Post nach dem Versenden im Posteingang des Empfängers. Nachdem die E-Mail ja lediglich die Evolution der Briefpost darstellt und man gewohnt ist, dass der Postbote jeden Tag in etwa zur selben Zeit vorbeikam, ist es okay, wenn man mit den Mails auch so vorgeht. Einmal am Tag werden die Mails geprüft und beantwortet. Was danach kommt muss bis zum nächsten Tag warten. Einen Tag bis zur Antwort ist in Ordnung.

Nachdem im Vergleich zur Briefpost die E-Mail vermeintlich nichts kostet (weder das Porto noch die Zeit für den Gang zum nächsten Briefkasten), haben wir kein Problem damit, eine Unmenge an Mails pro Tag zu verschicken, aber natürlich auch zu erhalten.

Wählen dein Mittel der Kommunikation Du musst!

Für die überquellenden Mail Postfächer gibt es scheinbar nur einen Ausweg: der Chat! Atos hat schon vor Jahren die internen Mails abgeschafft – aber ist das wirklich die Lösung?

Alles, was irgendwie zu kurz ist um in eine E-Mail (mit mehr oder weniger formeller Anrede und Schlussformel) gepackt zu werden, wird in den Chat geballert.

„Hast du dies und jenes schon erledigt?“ – „Wie war dein Wochenende?“ – „Sind die Rechnungen schon gestellt?“ – „Ich habe gestern auf Facebook gesehen, dass du wieder gegrillt hast – kannst du mir das Rezept schicken?“ – „Kannst du in dem Projekt aushelfen?“ – „Was essen wir heute zu Mittag?“

Über den Tag sammeln sich unzählige Nachrichten an, von sehr wichtig bis total belanglos. Das fatale bei einem Chat ist jedoch: Wir erwarten eine sofortige Antwort, denn schließlich sehen wir ja dank Status-Management ob der Empfänger gerade online und verfügbar ist. Sofort manifestiert sich der Gedanke „schon drei Minuten und immer noch keine Antwort“. Und das, obwohl wir ja gar nicht einschätzen oder wissen können, was der Adressat gerade macht.

[Grübelt er vielleicht über einem komplizierten Problem oder verfasst er ein Konzept. Seltsamerweise kommen diese Gedanken nicht auf, wenn man jemanden anruft und es entweder besetzt ist oder derjenige nicht abnimmt. Wir wissen ja, dass der Angerufene schon sehen wird, dass er einen Anruf in Abwesenheit hat und sich sicher melden wird, wenn es zeitlich passt.]

Und am Ende ist gefühlt jeder gestresst.

Lösung:

man muss sich selbst eine Regel festlegen, wie z.B. Schnelle 1zu1 Kommunikation gehört in den Chat. Nachrichten, die ich nachverfolgen möchte, evtl. mit mehreren Adressanten gehören in eine Mail.
bei asynchroner Kommunikation muss ich immer damit rechnen, dass eine Antwort erst am nächsten Arbeitstag erfolgt
sollte es doch dringender sein, muss man doch auf eine synchrone Kommunikation ausweichen – hilft alles nichts!

So genug geschrieben, ich geh mir jetzt einen Kaffee holen und schau mal in der virtuellen Kaffeerunde vorbei.