How to Meeting

„Heute bekomme ich wieder nichts geschafft, weil ich den ganzen Tag nur im Meeting bin!“ – Wenn ihr diese Aussage von euren Kollegen oder Kunden zu hören bekommt, seid ihr nicht allein. Das Stichwort „Meetingkultur“ ist aus meiner Erfahrung heraus zwar ein gutes, aber viel zu oft verfehltes Ziel.

Dabei ist es eigentlich doch so einfach. Ob Jours fixes, Synchronisations- oder auch diverse thematische Besprechungen, für alle gilt das Gleiche. Mit einer Handvoll Tipps und Tricks lassen sie sich effizient und interessant gestalten.

Auch für das Meeting gilt: Ziele setzen

Nicht nur in neuen Projekten lohnt es sich die unterschiedlichen Meetings vorzustellen und mit den anderen Teilnehmern abzugleichen. Was erwarte ich von diesem Meeting? Noch viel wichtiger: Was erwarten die anderen Teilnehmer von diesem Meeting? Die gewonnenen Erkenntnisse sollten klar kommuniziert werden und, noch viel wichtiger, auch regelmäßig auf ihre Aktualität geprüft werden.
Thematische Besprechungen sollten den Teilnehmern vorab durch eine Agenda vorgestellt werden. Auch hier sollte ein klares Ziel der Besprechung nicht fehlen! So kann jeder Teilnehmer selbst entscheiden, ob eine Teilnahme sinnvoll erscheint, und sich entsprechend auf das Meeting vorbereiten.

Mit Moderation zum Fokus

Wünschenswert wäre ein neutraler Moderator für Meetings. Da dies in der Regel eine Ausnahme ist, sollte vorab geklärt werden, wer das Meeting leitet und wer protokolliert. Nichts ist zeitraubender, als dem verzweifelten Leiter eines Meetings dabei zuzusehen wie er an Formatierungen in Office scheitert, oder ganze Sachverhalte nicht versteht, weil er gerade damit beschäftigt ist zu protokollieren. Die Rolle des Moderators und des Protokollanten darf auch ruhig zwischen den Teilnehmern rotieren. So hat jeder die Chance, das Meeting aktiv zu gestalten.

Der Moderator ist für mich auch immer der „Servant-Leader“ der Besprechung. Er sorgt dafür, dass die Diskussion auf der Sachebene und der richtigen Granularität bleibt. Zusätzlich hält er auch ein Auge auf die Timebox. Diese dient als weiteres Mittel, um den Fokus auf ein bestimmtes Ziel zu richten. Die Aussage „Lasst uns in den kommenden 15 Minuten zu einer Entscheidung kommen“ wirkt oft Wunder. Auch hält er ein Auge auf die Einhaltung der Meetingregeln.

Der Meetingwürfel

Bei Method Park haben wir zum Thema Meetingkultur ein kleines Helferlein entwickelt: Den Meetingwürfel.
Mit ihm, kann für alle erkennbar festgelegt werden, um welche Art Meeting es sich handelt.

Informelles Meeting

Wir führen ein informelles Meeting und widmen unsere Aufmerksamkeit den anderen Teilnehmern.
In dringenden Fällen lesen und beantworten wir E-Mails.
SMS dürfen gelesen und beantwortet werden.
In dringenden Fällen dürfen wir Anrufe außerhalb des Raums annehmen. Wenn möglich weisen wir Anrufer per SMS darauf hin, dass wir später zurückrufen.

Offenes Meeting

Bei dieser Meetingart verzichten wir bewusst auf das Lesen und Verfassen von E-Mails.
Smartphones stellen wir lautlos.
SMS dürfen gelesen und beantwortet werden.
In dringenden Fällen dürfen wir Anrufe außerhalb des Raums annehmen. Wenn möglich weisen wir Anrufer per SMS darauf hin, dass wir später zurückrufen.

Geschlossenes Meeting

Wir arbeiten geschlossen und verzichten auf das Lesen und Beantworten von E-Mails.
Smartphones stellen wir lautlos und nehmen keine Anrufe entgegen.
Mit SMS können wir in dringenden Fällen auf einen Rückruf verweisen.

Konzentriertes Meeting

Wir arbeiten konzentriert und lesen und schreiben keine E-Mails.
Smartphones schalten wir aus oder in den Flugmodus.
Wir verlassen den Meetingraum nicht.

Der passende Flyer dazu kann hier heruntergeladen werden.

Zu guter Letzt

Fight the „Meetingitis“. Nicht immer muss es gleich ein groß angelegtes Meeting sein. Oft reicht auch eine Konsultation oder ein kurzes Gespräch bei einem leckeren Kaffee!
Falls es doch nicht anders geht, hilft ein kurzer Check: