Endlich papierlos? Mein Weg zum papierlosen Büro

Hast Du auch das Problem, dass Du Deine Post nicht zur Hand hast, wenn Du sie brauchst? Du telefonierst mit einem Kundenservice und dieser fragt nach der Vertragsnummer. Nutzt Du ein papierloses Büro, kann das nicht mehr passieren.

Jeder hat sein eigenes System, mit eingehender Post umzugehen. Beispielsweise kann es sein, dass jeder Brief in fein säuberlich beschriftete und nach Absender sortierte Ordner abgelegt wird. Ein ganz entgegengesetzter Ansatz kann das Fehlen einer Ablagestrategie sein. Alle Dokumente werden einfach in die gleiche Kiste gepackt. Dein eigenes Organisationstalent und die Häufigkeit, mit der Du auf die Dokumente zugreifst, sind maßgeblich für Deine ganz persönliche Ablagestrategie.

Unabhängig vom Ablageort hat physikalische Post das Problem, dass sie nur an einem Ort gleichzeitig sein kann. Im richtigen Moment die richtigen Unterlagen dabei zu haben gestaltet sich damit schwierig. Eine Lösung für dieses Problem ist die Digitalisierung der eingehenden Post.

Fileeebox als technische Lösung

Es gibt viele verschiedene Projekte, die sich um technische Lösungen für den Hausgebrauch bemühen. Aus diesen möchte ich kurz eines vorstellen, das ich sehr interessant finde:

Die Firma Fileee brachte im Jahr 2016 ihr Produkt Fileeebox auf den Markt. Mit dieser bekommst Du eine Komplettlösung für Dein papierloses Büro. Die Erfassung der Post erfolgt mit Hilfe Deines Smartphones und einer speziell dafür entwickelten „Pappschachtel“. Die integrierte Beleuchtung sorgt für ein optimales Scanergebnis. Anschließend werden die Briefe in einem dafür vorgesehenen Box abgelegt. Die Fileeebox-App erfasst zusätzlich zum Dokument auch den Barcode der entsprechenden Box. Ein Farbstreifen innerhalb der Box hilft beim Wiederfinden der eigenen Dokumente. Damit wird der ungefähre Füllstand abgeleitet und die Position des Dokumentes innerhalb der Box bestimmt.

Mich persönlich stört dabei die zentrale Speicherung meiner Dokumente bei Fileee. Ich finde die Idee der Fileeebox ebenso super wie genial. Aber ich setze sie nicht ein, da ich meine Post und deren digitale Kopien lieber unter meiner Kontrolle habe.

Projektvorstellung: ablage

Für meinen Anwendungsfall habe ich keine passende Softwarelösung gefunden und startete daher mein Projekt ablage. Die Grundidee ist die automatische Erkennung des Datums, des Absenders und vordefinierter Schlagwörter in einem PDF-Dokument.

Ich scanne mein Briefe zeitnah nach Erhalt mit einem Multifunktionsgerät ein und verwandle sie mit Hilfe von OCRmyPDF in durchsuchbare PDF-Dokumente. Die ablage durchsucht das PDF-Dokument anschließend nach vor festgelegten Suchmustern. Zur Erkennung des Absenders eignen sich vor allem Kunden- und Telefonnummern. Denn die verwendete OCR-Software tesseract liefert bei Nummern sehr gute Ergebnisse.

Ursprünglich war das Projekt als Kommandozeilenwerkzeug gedacht. Leider sind nicht alle Dokumente eindeutig genug für eine automatische Einordnung. Aus diesem Grund existiert nun ein Webinterface mit Vorschaufunktion. Die automatisch erkannten Daten können so leichter manuell überprüft werden.

Softwarelösung ablage in Aktion

Die Konfiguration erfolgt mittels einer Textdatei. Für verschiedene Suchmuster werden Absender und/oder Stichworte erfasst. Taucht das Suchmuster im Dokument auf, werden die angegebenen Informationen automatisch übernommen.

Im folgenden Beispiel wird die Telefonnummer von Method Park als Suchmuster verwendet. Mit diesem wird der Absender „methodpark“ und das Stichwort „blog“ verknüpft.

'49913197206' => {
   sender => 'methodpark',
   tags => [
      'blog',
  ],
},

Im Webinterface erscheinen links die Vorschau des Dokuments und rechts die automatisch erkannten Informationen.

Die vorgeschlagenen Daten können manuell angepasst werden. Neue Stichwörter und Absender können direkt im Webinterface angelegt werden. Das Dokument wird mit einem Klick auf „Abschicken“ unter dem Dateinamen 2018-05-14-methodpark-blog.pdf gespeichert. Außerdem wird ein Index im Dateisystem angelegt. So können alle Dokumente ohne Zusatzsoftware gefunden und geöffnet werden. Bei der nächsten Steuererklärung muss ich nur noch in den Order „steuererklärung“ schauen.

Zukunft des Projektes ablage

Mittlerweile dient für mich meine ablage seit mehreren Jahren als zentraler Ort für alle ein- und ausgehenden Dokumente. In dieser Zeit habe ich bereits einige Veränderungen an der ablage vorgenommen. Für die Zukunft des Projektes habe ich viele Ideen und es stehen einige Verbesserungen an.

Interessierst Du Dich für das Projekt, dann hinterlasse einen Kommentar oder folge dem Projekt ablage auf GitHub.